System WMS – Co to jest? Jakie pełni funkcje? Jak wybrać odpowiedni?

Zadbanie o szybką i zgodną z zamówieniem wysyłkę często wywiera na sklepach eCommerce ogromną presję. Jeśli chcą sprostać oczekiwaniom klientów, muszą działać bezbłędnie. Nie ma więc mowy o pomyłkach w przetwarzaniu danych, kompletowaniu paczek, szukaniu towaru w magazynie i przestojach w procesie. Jak najlepiej uporządkować proces zarządzania magazynem i jak może pomóc nam system WMS? Ile kosztuje jego wdrożenie? I jak wybrać najlepszą z dostępnych na rynku opcji? W tym artykule znajdziesz odpowiedź na te pytania. 

Co to jest system WMS?

WMS (ang. warehouse management system) to magazynowy system informatyczny. Jest to program magazynowy wspierający operacje logistyczne, pomagający koordynować prace magazynowe. Jest to zaawansowany system usprawniający wiele procesów: od przyjęcia dostaw, przez kompletację towarów, pakowanie zamówień, inwentaryzację na administracji stanów magazynowych kończąc. Systemy zarządzania magazynem są szczególnie istotne dla operatorów logistycznych, którzy obsługują duże wolumeny zróżnicowanych zamówień dla wielu odbiorców. 

Wymiana danych w systemie WMS

WMS działa w dwóch wariantach: 

• jako integralna część systemu ERP, który wspomaga pracę całej firmy 
• jako osobne narzędzie będące wsparciem systemu ERP 

Jeśli WMS nie jest wbudowaną częścią ERP należy pamiętać o sprawnej wymianie danych, opartej na ujednoliconych standardach przekazywania informacji. Najczęściej służy do tego API – Web Services, zdarza się, że są to także szyny komunikacyjne ESB – Enterprise Service Bus. Istnieją również systemy hybrydowe (np. WMS Streamsoft Verto), które wykorzystują oba warianty. 

System WMS w eCommerce

Kiedy przekroczysz 1 000 przesyłek w miesiącu, znacznie poszerzysz asortyment lub decydujesz się na działanie w nowym modelu – konieczne jest rozwiązanie logistyczne, które wesprze Cię m.in. w ewidencjonowaniu produktów, monitorowaniu stanów i kompletowaniu zamówień. Tym rozwiązaniem jest system informatyczny w logistyce.

eCommerce charakteryzuje niezwykła dynamika i zmienność, sprzedawcy są poddawani ciągłej próbie dostosowania obsługi do coraz bardziej wymagających potrzeb klientów. To z kolei wymusza nieustanną zmianę w procesach zachodzących w magazynie – jednak bez wsparcia odpowiedniego systemu magazynowego, wydaje się to niemożliwe.
Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack

WMS jest narzędziem, które na podstawie danych porządkuje wszystkie prace magazynowe i przekazuje je poszczególnym pracownikom we właściwym czasie. Proces w oparciu o WMS przebiega z uwzględnieniem takich parametrów, jak np.:

• zamówienia priorytetowe,
• rodzaj wysyłki (który kurier przyjeżdża wcześniej, a który później),
• wielkość zamówienia (by np. na koniec dnia nie została jedna, ale duża paczka bez szans na wysyłkę).

Dzięki WMS wszystkie prace w magazynie rozgrywają się automatycznie i nikt nie musi ich kontrolować. Wybierając ten system informatyczny warto zwrócić uwagę, czy rzeczywiście wesprze wszystkie newralgiczne funkcje magazynu.

Poniższa tabela pokazuje, jak system WMS wspiera każdy poszczególny etap modułu magazynowego:
 

Natomiast całościowo, system zarządzania magazynem:

• kontroluje stany magazynowe, automatycznie rozliczając braki i nadwyżki produktów,
• generuje raporty i zestawienia z wykonanych procesów,
• prowadzi inwentaryzację,
• daje możliwość obsługi wielu magazynów
• wspomaga funkcje magazynu.

Jednym słowem jest „mózgiem” wszystkich operacji magazynowych. W rezultacie w magazynie z WMS ilość zastojów i błędów w zamówieniach zostaje praktycznie wyeliminowana, a do klientów trafiają precyzyjnie przygotowane paczki. Dodatkowo WMS agregując dane o każdej operacji staje się źródłem wiedzy do optymalizacji modułów magazynowych.

Jak działa system WMS?

WMS pomaga optymalizować zadania związane z koordynacją prac magazynowych. Przyjrzyjmy się jego najważniejszym funkcjom systemu. 

Funkcje systemu WMS

• przyjęcie towaru: zarówno w ramach dostawy od producenta / klienta czy w ramach procedury zwrotu. Korzystając z WMS można w prosty sposób przeprowadzić kontrolę ilościową i jakościową dostarczonych produktów. Wszystkie dane są aktualizowane na bieżąco, co pozwala uniknąć ewentualnych rozbieżności 
   
• lokalizacja produktów w magazynie:  na podstawie parametrów konkretnych produktów system magazynowy może pomóc określić właściwą dla nich lokalizację 
   
• kontrola zapasów: dzięki bieżącemu rejestrowaniu ruchu produktów w magazynie można dokładnie określić ile sztuk danego towaru znajduje się w magazynie. Dzięki WMS można także blokować sprzedaż określonej partii, rejestrować straty oraz sprawdzać daty przydatności 
   
• kompletacja zamówień: system pokazuje pracownikom (tzw. Pickerom) zoptymalizowaną ścieżkę kompletacji zamówień (jeśli np. składa się ono z wielu produktów), co znacznie przyspiesza cały proces 
   
• wysyłka: na tym etapie WMS również jest pomocny, dzięki niemu magazynierzy mogą z łatwością pogrupować zamówienia, wygenerować etykiety wysyłkowe czy zamówić kuriera 

Korzyści systemu WMS

• maksymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni magazynowej 
• usprawnienie wielu procesów: inwentaryzacji, kompletacji zamówień, wysyłki, przepływu danych  
• dokładna kontrola zapasów magazynowych 
• bieżący wgląd we wszystkie operacje logistyczne
• zmniejszenie liczby błędów (np. wydanie produktu przeterminowanego) 
• automatyzacja procesów, a co za tym idzie oszczędność kosztowa  
• elektroniczny obieg dokumentów

Czytaj więcej 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów informatycznych w logistyce i poznać konkretne case studies zapraszamy do przeczytania pozostałych dwóch artykułów z serii o WMS: 

#2 – problemy, o których możesz zapomnieć dzięki WMS 
#3 – case studies z wdrożenia systemu magazynowego 

Koszt systemu WMS

Trudno jednoznacznie oszacować, ile wyniesie cena konkretnego systemu WMS – np. w przeliczeniu na paczkę. Jednak pewne jest to, że działający system dodaje wartości, gdyż optymalizuje pracę w całym magazynie. Zajęć do zrealizowania musi być więc odpowiednio dużo (bez tzw. wolnych przebiegów). Podobnie, jeśli zamiast zespołu mamy tylko jednego magazyniera, ciężko mówić o optymalizacji jego pracy i procesów w magazynie.
 
Koszt wdrożenia systemu WMS zależy od:

• licencji (na korzystanie z danego WMS’a),
• infrastruktury magazynowej,
• wdrożenia oraz utrzymania systemu (które w dużej mierze jest niezależne od wolumenu).

#1 Scenariusz kosztów: 10tys.+ paczek miesięcznie

 
W sytuacji, gdy część pracy magazynowej jest po stronie Twojego zespołu, koszty wdrożenia najprostszego, funkcjonalnego systemu WMS wynoszą od 40 000 do 80 000 zł. Ta duża rozbieżność wynika z wyboru konkretnego systemu, dostawcy oraz koniecznych do wykonania integracji.
 

To koszty podstawowe, a sam system wymaga utrzymania – dlatego ok. 15-20% od kwoty podstawowej co miesiąc musisz przeznaczyć na: licencje, serwer i support, (samą licencję oczywiście można wykupić od razu lub uzyskać pozwolenie na jej odpłatne użytkowanie w formie “abonamentu”). Jeśli w Twoim zespole masz  wykwalifikowanego pracownika, który sprawnie porusza się w systemie i większość obowiązków wykonuje sam (np. przestawia asortyment, planuje rozmieszczenie etc.), to WMS w tym przedziale cenowym sprawdzi się w eCommerce, które obsługuje kilkanaście tys. paczek w miesiącu.
 

Wraz z rozwojem sklepu, koszty licencji będą wzrastać, a biznes będzie wymagał inwestycji w lepszy i szybszy serwer, czy nowe kolektory danych.
 
 
Ta symulacja kosztów dotyczy wyłącznie sklepów obsługujących kilkanaście tysięcy paczek – jeśli chcesz wprowadzić system w takiej konfiguracji do sklepu wysyłającego kilka tys. paczek w miesiącu – koszt w przeliczeniu na paczkę sprawi, że przestaniesz być rentowni.

#2 Scenariusz kosztów: 3 000 – 4 000 paczek w miesiącu
 

W eCommerce w tym rozmiarze, wdrożenie obejmujące konfigurację systemu, zakup infrastruktury (w tym kolektorów danych, komputerów, sieci wi-fi etc.) można oszacować na 35 000 – 40 000 zł.

 
W magazynach średnich sklepów opłaty licencyjne najlepiej regulować miesięcznie (nie wymagają one zakupu licencji, ale pozwolenia na jej użytkowanie). Dochodzi do tego dzierżawa serwera i support (zarówno systemu WMS i serwera).

 
W sumie miesięczne koszty utrzymania WMS wynoszą ok. 8 000 zł. Ale musisz pamiętać, że są to koszty zmienne –  w chwili zwiększenia obsługiwanego wolumenu wymagany jest zakup nowej infrastruktury oraz kolejnych licencji.

 
Pojawiają się również koszty dodatkowe zewnętrznej integracji z:

• platformą sprzedażową eSklepu,
• systemami firm kurierskich.

 
 
#3 Scenariusz kosztów: mniej niż 3 000 paczek w miesiącu

 
Przy takim wolumenie nie zalecamy wdrażania żadnego z systemów WMS. Jednak jeśli widzisz wiele obszarów wymagających usprawnień, gdzie system WMS wydaje się idealnym rozwiązaniem – warto zastanowić się nad operatorem logistycznym. Alternatywą może być fulfillment, który w ramach outsourcingu daje możliwość korzystania z systemów zarządzania magazynem (operator logistyczny działa na sprawdzonym i skonfigurowanym już systemie).

 
Dla porównania, fulfillment ma niemal identyczne koszty, jak miesięczna inwestycja średniego eCommerce we własny WMS – nie uwzględniając opłat za wdrożenie. To już na starcie pozwala sklepowi na oszczędność rzędu 35 000 – 40 000 zł. Sklep zdejmuje z siebie m.in. konieczność wielomiesięcznej konfiguracji z firmą wdrożeniową i nie musi lokować swoich zasobów do wdrożenia projektu. To dodatkowo stwarza szansę na skalowanie biznesu.

 
Zestawienie korzyści i pułapek, jakie niesie ze sobą własny WMS okazuje się znaczną barierą dla wielu, nawet dobrze zorganizowanych eCommerce. Dlatego tak istotna jest świadomość nie tylko możliwości systemu, ale i autentycznej kalkulacji kosztów,  które będziesz musiał ponieść.
 

Jak wybrać system wms? – wskazówki dla sprzedawców

Na rynku dostępnych jest wiele systemów zarządzania magazynem. Wybranie odpowiedniego może sprawić niemały problem. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze problemy, z którymi możesz się zmierzyć. 

Wdrożenie tylko przez eksperckie firmy

 
Czy średniemu eCommerce, który sprzedaje kilka tys. produktów wystarczy podstawowa, najprostsza wersja systemu WMS? Nie, w żadnym wypadku.

 
Dlaczego odradzamy podstawowe programy magazynowe, które dostawcy konfigurują w kilka dni lub wręcz przenoszą konfigurację na stronę zamawiającego? Firmy, które handlują różnymi systemami i mają w swojej ofercie wiele programów, powinniśmy omijać szerokim łukiem. Systemy WMS to zaawansowane narzędzie informatyczne, które musi być wdrażane do magazynu przez zespół specjalistów – informatyków i logistyków, którzy mają doświadczenie w planowaniu procesów magazynowych. WMS zawsze jest personalizowany – nie istnieją przecież dwie identyczne przestrzenie magazynowe, ani dwa identyczne procesy.

 
Właśnie dlatego żadne uniwersalne narzędzie, które działa na zasadzie wgrywania oprogramowania nie spełni roli “mózgu magazynu”. WMS nie przypomina np. programów graficznych, kiedy po wykupieniu licencji i zainstalowaniu, możemy korzystać ze 100% ich funkcjonalności.

 
Czasochłonna konfiguracja

 
Jeśli gotowe systemy zarządzania magazynem nie istnieją, to trzeba liczyć się z potrzebą rozbudowanej i żmudnej konfiguracji. Niestety, nie trwa ona tygodnia, czy miesiąca – dostrajanie funkcji do procesów na magazynie może trwać nawet kilka miesięcy. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy Twój biznes i zespół jest na to gotowy? Proaktywna postawa zespołu eSklepu to podstawa udanej współpracy z wdrożeniowcami WMS – co będzie utrudnione, jeśli ludzie zajmują się “gaszeniem pożarów”.

Początkowo zaniżona wydajność magazynu

 
Zanim WMS zostanie poprawnie skonfigurowany, pierwsze 1-2 miesiące niemal zawsze wiążą się z ze spadkiem produktywności operacji magazynowych. Wdrożenie optymalnego systemu do zarządzania zamówieniami jest wypadkową prób i błędów – do chwili, aż proces zostanie idealnie zaprojektowany, trzeba przygotować się na pewne straty.
 

Wynika to z konieczności wdrożenia  zespołu w nowy system oraz dostrajania samego oprogramowania (poprawa parametrów, dopasowanie strategii pickingowej, być może uwzględnienie scenariusza, który został pominięty na etapie wdrożenia). Choć są elementy nieuniknione, to w dłuższej perspektywie działania magazynu z WMS zostają zrekompensowane np. przez skrócony czas kompletowania przesyłek o ok. 20%.

Brak miejsca na pomyłki

 
Wybierając konkretnego dostawcę WMS i rodzaj systemu ze sprecyzowanym zakresem funkcjonalności powinieneś liczyć się z tym, że podejmujesz decyzję na lata. Potem, gdy nagle zdasz sobie sprawę, że pewne funkcje są zbędne lub niewystarczające (np. brak możliwości obsługi zwrotów) – jest za późno. Zmodyfikowanie konfiguracji systemu to później dodatkowe, często niemałe koszty. Przy źle dobranym systemie, wdrożenie nowego pomysłu może wymagać całego developmentu – będzie to kosztowne i czasochłonne, a dodatkowo zwiększy koszty serwisowania systemu.
 

Jednym słowem musimy mieć pewność co do partnera i formy wybranego systemu, że w 100% sprostają Twoim celom biznesowym, również tym dalekosiężnym.
 

Obowiązkowa inwestycja

 
Warto mieć świadomość, że w każdym przypadku posiadanie własnego systemu WMS, w tym wdrożenie, konfiguracja i późniejsze utrzymanie magazynu jest kosztowne. Co więcej, inne oprogramowanie nadaje się dla sklepu, który jest w fazie rozwoju, a inne dla takiego, który obsługuje kilkanaście tysięcy zamówień w miesiącu.

Podsumowanie - gdzie się sprawdzi system zarządzania magazynem?

Nawet najlepszy system do magazynu niewiele zdziała w źle zarządzanym obiekcie. Jeśli jednak potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci poukładać i usprawnić procesy – to rozwiązanie logistyczne dla Ciebie. Jego wdrożenie nie jest proste, bo wymaga względnie dużych inwestycji, jednak w dłuższej perspektywie może okazać się bardzo opłacalne.