Jak wygląda wdrożenie w Omnipack?

Zdecydowałeś się na fulfillment? Zanim pierwsze paczki opuszczą magazyn musisz przejść wdrożenie, czyli proces, w którym operator logistyczny dokładnie pozna Twoje potrzeby związane z wysyłką i magazynowaniem produktów oraz pokaże Ci, jak będzie przebiegać Wasza współpraca. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ten proces wygląda w Omnipack, ile trwają jego poszczególne etapy oraz ile kosztuje - zapraszamy do czytania. 


Czym dokładnie jest wdrożenie? 


Wdrożenie to nic innego, jak przygotowanie sprzedawcy do rozpoczęcia współpracy z operatorem. Jest to proces, w którym te dwie strony przekazują sobie wzajemnie wiedzę niezbędną do zagwarantowania jak najwyższej jakości obsługi logistycznej.

Właściciel eSklepu informuje o dokładnej ilości produktów, które sprzedaje, przedstawia ich rodzaje oraz daje wytyczne odnośnie pakowania zamówień.

Operator jest odpowiedzialny za poprawną integrację platformy sprzedażowej klienta z systemem magazynowym, przygotowanie dedykowanych procesów logistycznych, przystosowanie powierzchni magazynowej, zorganizowanie stanowiska do pakowania, odpowiednie przeszkolenie pracowników, a także nauczenie sprzedawcy korzystania z narzędzi, których będzie używał w ramach współpracy.

W Omnipack jest to Merchant Portal, który umożliwiają bieżący wgląd w awizację dostaw, listę produktów oraz stock magazynowy, a także zarządzanie zwrotami. 


Merchant Portal - autorskie narzędzie Omnipack

 

Jak wygląda wdrożenie w Omnipack? 


W Omnipack zdajemy sobie sprawę, że sprawne i merytoryczne wdrożenie to zwiastun owocnej współpracy. Dlatego w naszej strukturze posiadamy oddzielny zespół, który za nie odpowiada. Nad każdym procesem czuwa dedykowany Onboarding Manager, który przez cały jego czas pozostaje do dyspozycji klienta, dba o bieżący przepływ informacji i rozwiewa ewentualne wątpliwości. Samo wdrożenie można podzielić na 3 kluczowe etapy. 

Chcemy, żeby proces był jak najbardziej transparentny. Dlatego każdy z klientów co tydzień dostaje podsumowania, które uwzględniają zrealizowane czynności i plany na najbliższy czas. Ten aspekt jest bardzo doceniany w ankietach powdrożeniowych. To cytat z jednej z nich:

 

“Wsparcie ponadprogramowe! Dyspozycyjność, zaangażowanie, uprzejmość - ponad programowość.  Szybkość odpowiedzi, raportowanie na bieżąco postępów we wdrożeniu. Chciałabym, żeby tak dobry kontakt pozostał na cały okres współpracy.”

 

Warto także wspomnieć, że średni wynik z tych ankiet wynosi 8,25 na 10 możliwych punktów. 

 

Etap 1: przygotowanie 


Ten etap rozpoczyna się od bardzo dokładnego wywiadu, który Onboarding Manager przeprowadza z klientem. Informacje, które uzyskuje dotyczą: 

 

  • gotowości do rozpoczęcia współpracy (czy klient ma już eSklep czy dopiero będzie go budował) 
  • jeśli sklep już działa to na jakiej platformie 
  • czy produkty, które sprzedaje są oklejone odpowiednimi kodami 
  • czy sprzedawca posiada kartotekę produktową 
  • czy wymaga rozwiązań “szytych na miarę” - np. spersonalizowanych opakowań, nietypowych form dostawy


Wszystko po to, żeby można było sporządzić dokładny harmonogram, który pozwoli określić start wysyłek - pozwala to uniknąć sytuacji, w której klient chce rozpocząć wysyłki w konkretnym terminie, a ten w trakcie wdrożenia okazuje się nierealny ze względu na ilość pracy, którą trzeba wykonać lub brak odpowiednich zasobów. Harmonogram staje się później załącznikiem do umowy i na jego podstawie wykonywane są dalsze prace. Na tym etapie tworzone jest także SOP - Standard Operating Procedure, czyli zestaw instrukcji, które pomagają osiągnąć wydajność operacji i jednolitość działań podczas całego procesu. 


Etap 2: integracja 


Kolejny krok to połączenie platformy sprzedażowej klienta z naszym systemem magazynowym Logifact. W Omnipack posiadamy gotowe integracje ze wszystkimi popularnymi platformami, a w przypadku autorskiego sklepu jesteśmy w stanie przeprowadzić customową integrację. Jest to potrzebne, żeby zamówienia wykonane w eSklepie automatycznie “wpadały” do naszego systemu.

 

Na tym etapie klient musi także zapewnić dokładną kartotekę z wypisanymi wszystkimi produktami, które sprzedaje. Niezwykle ważne jest, żeby była ona poprawna - nie może zawierać zdublowanych numerów do tego samego produktu, liczą się nawet takie szczegóły jak obecność spacji przed nazwami konkretnych towarów. W przypadku błędnej kartoteki klient może liczyć na pomoc Onboarding Managera, który dokładnie poinstruuje go, co należy poprawić. 


Etap 3: logistyka 


Ostatni etap wdrożenia to praca bardziej operacyjna. Zadaniem sprzedawcy jest dostarczenie produktów do magazynu, a także ich odpowiednie oznakowanie. Jeśli zdarzą się jakieś rozbieżności, produkty bez kodów lub inne pomyłki - pomagamy je wyjaśnić (np. poprzez wysłanie zdjęcia niezidentyfikowanego produktu). Także na tym etapie odbywa się szkolenie pracowników Omnipack, dzięki któremu jesteśmy w stanie zagwarantować dokładnie taki standard jakościowy, jakiego wymaga klient. 


Szkolenia klienta


Zależy nam także, żeby klient zrozumiał sam proces fulfillmentu, zasady działania magazynu i onlinowe narzędzia, które oddajemy w jego ręce. Dlatego w tym kroku przeprowadzamy dokładne szkolenia (najczęściej, a już szczególnie podczas trwania pandemii, odbywają się one zdalnie, za pomocą wideorozmów). 


Testy


Ostatni punkt to testy. Onboarding Manager dysponuje checklistą z ponad 100 punktami, dzięki której upewnia się, że wszystkie zadania zostały zrealizowane i że jako operator jesteśmy gotowi na start wysyłek. Wypełniona checklista jest podpisywana przez Onboarding Managera i Kierownika Magazynu. Następnie przechodzimy do testów. Robimy symulację całego procesu odwzorowującą drogę, którą przechodzić będzie każde zamówienie. Całość nagrywamy, a filmik wysyłamy do klienta. To ostatecznie potwierdza, że jesteśmy gotowi na rozpoczęcie wysyłek. 


Opieka powdrożeniowa 


Bazując na ponad setce wdrożeń, które przeprowadziliśmy wiemy, że pierwsze tygodnie po starcie wysyłek to okres, kiedy klient najbardziej potrzebuje naszego wsparcia. Dlatego zapewniamy mu od 1 do 2 tygodni dodatkowej opieki Onboarding Managera, który proaktywnie analizuje sytuacje i rozwiązuje wszelkie problemy, żeby zoptymalizować cały proces. Po tym czasie klient zostaje przekazany w ręce zespołu Merchant Support, który przez cały okres współpracy opiekuje się klientem i na bieżąco odpowiada na wszelkie jego zapytania. Oprócz tego, w Omnipack posiadamy także dział Merchant Success, który dba o ogólne zadowolenie klientów oraz pomaga im efektywnie rozwijać biznes. 


Czas trwania


Cały proces trwa zazwyczaj około 3-4 tygodnie, ale na specjalne życzenie klienta jesteśmy w stanie go przyspieszyć, np. wdrożenie RunnersClub od momentu podpisania umowy, do wysyłki pierwszych paczek trwało zaledwie 2 tygodnie i 1 dzień. Jeśli klient posiada sklep na popularnej platformie, jest dobrze przygotowany pod kątem operacyjnym, a kontakt przebiega bezproblemowo wtedy ten czas może skrócić się nawet do 1 tygodnia


Narzędzia 


Program do zarządzania organizacją pracy


Za pomocą tego programu rozpisujemy wdrożenie na poszczególne etapy. Tworzymy checklistę, która zawiera ponad 60 punktów - każdy to konkretne zadanie. Do pojedynczych tasków przypisujemy osoby odpowiedzialne za ich realizację. Całość jest także widoczna dla klienta, który może sprawdzić, jakie zadania powinien wykonać oraz zobaczyć jak przebiega wdrożenie. 

 


Checklista w programie 

 

Slack / WhatsApp 


Stały kontakt i obustronna responsywność to czynniki, które znacznie ułatwiają cały proces. Z tego powodu dla każdego wdrożenia tworzymy oddzielny kanał na komunikatorze Slack (lub, zależnie od preferencji klientam, na WhatsAppie). Dzięki temu klient może na bieżąco uzyskiwać wszelkie niezbędne informacje. 

 

Ile to kosztuje? 


Wytłumaczyliśmy już jak wygląda wdrożenie, przejdźmy teraz do kosztów. Każdy proces jest wyceniany indywidualnie, a jego cena zależy od różnych czynników - między innymi od integracji systemowej. Jeśli sklep działa na popularnej platformie sprzedażowej, z którą mamy już gotową integrację cena zazwyczaj będzie wynosić między 4 a 12 tysiące złotych. Przy autorskich rozwiązaniach koszt może być wyższy.

 

Niezależnie od kwoty opłata wdrożeniowa zawiera: 

 

  • stałą opiekę dedykowanego Onboarding Managera w trakcie wdrożenia i 2 tygodnie po jego zakończeniu 
  • przygotowanie procesów logistycznych 
  • stworzenie harmonogramu i SOP 
  • przygotowanie niezbędnej infrastruktury magazynowej oraz stanowiska do pakowania
  • przeprowadzenie integracji systemowej oraz obsługę IT 
  • szkolenia dotyczące procesu fulfillmentu oraz obsługi autorskich narzędzi Omnipack 
  • dostęp do innowacyjnych narzędzi 
  • przeprowadzenie testów wysiłkowych 


Podsumowanie 


Onboarding to proces wzajemnej nauki. W Omnipack dokładamy wszelkich starań, żeby był on jak najbardziej transparentny i zrozumiały. Wiele zależy też od samego klienta - od jego gotowości do współpracy i zrozumienia usługi fulfillmentu. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi i sprawdzonych sposobów nasze wdrożenia są bardzo pozytywnie oceniane przez nowych klientów. Chcesz się przekonać? Zapraszamy do kontaktu. 
 

Najpopularniejsze

Jak długo koronawirus utrzymuje się na powierzchni? Wpływ pandemii na zachowania klientów

 

Czy dbasz o klientów mobilnych?

 

Zadbaj o cyberbezpieczeństwo w swoim eSklepie

 

Zobacz podobne

„Teraz wiem, co mogę osiągnąć w logistyce mojego sklepu” – relacja z Dnia Otwartego w Omnipack

20 sklepów internetowych, 4 dedykowane...

Czytaj więcej
„Przyjechaliśmy tu z jasnym celem – zobaczyć, co moglibyśmy Wam outsourcować”. Relacja z drugiego Dnia Otwartego Omnipack
Czytaj więcej
7 pytań do... Mateusza Ogonowskiego, CEO & Co-foundera Conversion

Przeczytaj wywiad o przyszłości eCommerce i dowiedz się, co myśli na jej temat Mateusz Ogonowski, CEO firmy Conversio...

Czytaj więcej
Fulfillment dla eCommerce – to łatwiejsze niż myślisz

Tworząc Omnipack mieliśmy tak naprawdę jeden cel: pozwolić eBiznesom zapomnieć o logistyce, by mogły jeszcze bardziej...

Czytaj więcej
Karol Milewski dołącza do Omnipack jako Chief Commercial Officer

Karol Milewski był z nami od samego początku - jest współzałożycielem, a do niedawna członkiem rady nadzorczej Omnipa...

Czytaj więcej
Otwieramy nowe centrum logistyczne w Nadarzynie [FOTORELACJA]

Fotorelacja z otwarcia nowej przestrzeni magazynowej w Nadarzynie dla Omnipack. Kolejny magazyn, opis złożonego proce...

Czytaj więcej
8 pytań do... Rafała Szcześniewskiego, COO Omnipack

Tym razem swoją perspektywą, prognozami na 2020 rok, a także ulubionym komiksem 2019 roku dzieli się Rafał Szcześniew...

Czytaj więcej
10 pytań do... Tomka Kasperskiego, CEO Omnipack

Rozpoczynamy nową serię "10 pytań do...", w której nasz zespół dzieli się swoim zdaniem na temat branży eCommerce i l...

Czytaj więcej

Zapewnij swoim Klientom customer experience na poziomie światowych gigantów

Darmowa wycena