• Home
  • Blog
  • Magazyn może działać lepiej 1/3: Sprawne dostawy

Magazyn może działać lepiej 1/3: Sprawne dostawy

Jakie obszary w funkcjonowaniu każdego magazynu najczęściej potrzebują usprawnienia? Dlaczego branża e-commerce nie zawsze radzi sobie ze skutecznym rozwiązywaniem problemów w logistyce, które pozwalają oszczędzić jej i czas, i pieniądze? Oto część pierwsza z cyklu artykułów, w których przyglądamy się działaniu 3 kluczowych działów magazynu. Pokazujemy, w czym tkwi ich sprawna praca i z jakimi wyzwaniami muszą mierzyć się każdego dnia.

 

Logistyka w magazynie: dlaczego jest ważna?

 

Kiedy choć jeden z obszarów całego procesu logistycznego pracuje wolniej, wpływa również na kolejne elementy układanki. W magazynowych realiach jest to np. niezidentyfikowany towar od dystrybutora, który za kilka godzin doprowadzi do przesunięcia czasu wydania przesyłek kurierowi. Pierwszy pod lupą znajduje się więc dział przyjęcia dostaw – uznany za jeden z ważniejszych dla utrzymania perfekcyjnego tempa wysyłki produktów.

 

Kontrola granic magazynu

 

Idealnie zorganizowany dział przyjmowania towaru jest jak strażnik broniący granic magazynu. Wpuszcza do niego tylko dobrze opisane i udokumentowane produkty. Niestety mamy dwa rodzaje dostaw –  dobrze i źle opisane. Tylko te pierwsze mogą automatycznie przejść  do kolejnych etapów procesu. Z kolei te, którym brakuje danych w postaci dokumentów są „zatrzymywane na granicy”. Trafiają do poczekalni, podczas gdy inne produkty jeszcze tego samego dnia mogą wyruszyć w drogę do klienta.

 

Dlaczego osoba przyjmująca dostawy automatycznie nie akceptuje każdego towaru? Nie wynika to z jej złej woli, ale z odpowiedzialności za poprawne funkcjonowanie kolejnych działów. Selekcja źle opisanych produktów chroni przed paraliżem. Każdy błędnie zatowarowany produkt to pewny problem na etapie kompletowania, nadawania paczki lub – co gorsza – odbioru przesyłki przez klienta.

 

Nieoznakowane produkty? To nie problem

 

Doświadczony pracownik potrafi zidentyfikować, a następnie oznakować produkty, które początkowo uznano za anonimowe. To możliwe dzięki rozpoznaniu asortymentu na podstawie zdjęcia z eSklepu. W ten sposób właściciel ecommerce ma pewność, że dostawa, mimo niekompletnych danych nie “utknie” w przyjęciu, ale w krótkim czasie zyska indywidualny kod i trafi do wysyłki.

 

Kiedy zasady współpracy magazynu z eSklepem są dobrze wypracowane, rozbieżności zdarzają się rzadko – a jeśli już ma miejsce, magazyn który dysponuje własnym systemem znakowania i kodowania produktów potrafi temu zaradzić i sprawnie włączyć artykuły do sprzedaży.

 

„Dobrze zaprojektowany proces odbioru sprawia, że droga przejścia produktu przez cały magazyn, aż do sprzedaży zauważalnie się skraca. To tak jakbyśmy wybrali przejazd linią przyspieszoną, zamiast takiej, która zatrzymuje się na każdym przystanku.”

 

Przyjmowanie dostaw: kto powinien to robić?

 

Rola osoby, na której ramionach spoczywa przyjęcie przesyłek jest kluczowa dla całego magazynu. Jednak nie wystarczy jej doskonałe przeszkolenie. Nie wystarczy znajomość procedury przyjęcia towaru do magazynu, czy systemu znakowania. Tak naprawdę pracownik przyjmujący dostawy musi mieć za sobą lata doświadczenia i praktycznej wiedzy o procesach.

 

Musi być świetnie zorganizowany, aby filtrować przesyłki i móc przewidzieć, co zrobić z problematyczną dostawą. Bowiem rozbieżności pojawiają się zawsze: nadwyżki lub niedobór produktów, uszkodzone opakowania, rozbieżność w zamówieniu. Potrzebna jest więc ogromna czujność i poczucie, że każda niespójność powinna być naprawiona.

 

Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack twierdzi, że:

im więcej osoba w dziale odbioru wie o dostawie, tym lepiej może zaplanować cały dzień przyjęcia przesyłek. Jego prace porządkują przede wszystkim kartoteki produktowe i awizacja przesyłek. Tylko wtedy, gdy widzi w systemie, czego się spodziewać, może poprawnie przyjąć towar, ocenić przepustowość swojego działu i efektywnie rozdysponować pracę magazynierów rozkładających asortyment.

 

#1 KARTOTEKI TOWAROWE

 

Kartoteki towarowe (nazywane też produktowymi), to nieodzowny dokument w którym znajdziemy informacje o wyczekiwanej dostawie. Zawarte w niej dane muszą być aktualne, a to pozwala nam bezbłędnie przyjąć towar na magazyn.  Najczęściej kartoteki umieszczone są w dedykowanym panelu, który integruje dane z platformy sprzedażowej eSklepu z danymi z magazynu. Kartoteki towarowe dają nam punkt odniesienia, z którym porównujemy dostawę i rozpoznajemy produkty, przede wszystkim po kodach kreskowych.

 

Korzyści z posiadania nowoczesnych kartotek towarowych:

 

  1. UNIKNIĘCIE ZATORÓW – paczki nie zalegają na magazynie, a to oznacza większą przepustowość magazynu i wszystkich kolejnych działów;
  2. PLANOWANIE ZASOBÓW – możliwość zaplanowania zasobów i obłożenia pracą zespołu;
  3. MOŻLIWOŚĆ ŚLEDZENIA STANÓW MAGAZYNOWYCH – dzięki zautomatyzowanemu przepływowi danych między eSklepem a magazynem.

 

#2 AWIZACJA DOSTAW

 

Jest zapowiedzią, jaki asortyment ma przyjechać do magazynu. Dzięki poprawnej kartotece i awizacji pracownik może szybko zweryfikować, czy nie ma rozbieżności między tym, co trafiło na magazyn, a co rzeczywiście miało do niego przyjechać. Jeśli pojawiają się nieścisłości, można wszystkie dane uporządkować, zanim produkty wyruszą na regały. Bez awizacji dział przyjęć nie może sprawdzić danych o produktach, a rozbieżności pojawią się dopiero na dalszym etapie, zazwyczaj, gdy nie będzie można skompletować zamówienia (bo produkt, który mieliśmy wysłać fizycznie okazał się być zupełnie innym).

 

Dlatego warto dopilnować, aby awizacja była dołączana absolutnie do każdej dostawy. Dzięki porównaniu kartoteki i awizacji dostaw, wiemy, jakie produkty zmierzają do magazynu, że będzie to np. 8 kartonów kremów oliwkowych i 3 kakaowych, a nie odwrotnie. Jednak żaden system nie zwalnia pracownika dostaw przed sprawdzeniem, czy liczba, rodzaj kremów i kody, których się spodziewamy są prawidłowe.

 

“Poprawna awizacja pozwala sprawdzić, czy dostawa została przyjęta poprawnie. Dodatkowo chroni asortyment przed odesłaniem go do poczekalni, która – w najgorętszych okresach, np. przed świętami może przybrać ogromne rozmiary i sparaliżować proces wysyłki.”

 

Co powinna sprawdzić osoba zajmująca się przyjmowaniem dostaw?

 

  1. ROZMIAR DOSTAWY – czy będzie w pudłach, czy na paletach;
  2. LICZBA PRODUKTÓW  – czy po przeliczeniu ich liczba okaże się prawidła, będą braki lub nadwyżka;
  3. RODZAJ PRODUKTÓW – czy podobne produkty nie zostały zaklasyfikowane jako te same;
  4. USZKODZONE PRODUKTY LUB OPAKOWANIA – wówczas rozpoczyna się cała procedura raportowania.

 

#3 USŁUGI SPECJALNE NP. SAME DAY DELIVERY

 

Od działu przyjęć towaru zależy również to, czy specjalne usługi zostaną wykonane skutecznie. Mowa tu m.in. o same day delivery, która pozwala na dostarczenie przesyłki do klienta w dniu, w którym złożył zamówienie. Choć wciąż cała branża eCommerce uważa, że to usługa VIP, na która mogą pozwolić sobie giganci, tacy jak Inditex ze sklepem ZARA na czele – zaczyna się to zmieniać. Outsourcing logistyki dla eCommerce wyraźnie pokazuje, że wielkość sklepu przestaje być dziś wyznacznikiem obsługi wysyłek. Każdy eSprzedawca może dziś zaoferować tak dedykowane usługi jak same day delivery. To ogromna szansa dla małych i średnich eCommerce, które zyskują kartę przetargową w bitwie o najbardziej wymagającego klienta.

 

Podsumowanie procedury przyjęcia towaru do magazynu

 

Warto przyjrzeć się, czy nasz dział przyjęć pracuje efektywnie, czy może jednak wymaga gruntownego przeorganizowania. Śledząc przebieg procesu odbioru dostaw o różnym charakterze, będziemy w stanie ocenić braki. Dowiemy się tego przyglądając się systemowi wymiany informacji, kluczowym dokumentom i pracownikom, którzy powinni być nastawieni na tzw. „problem solving”. Tylko ich idealnie zgranie, gwarantuje maksymalną przepustowość całego magazynu.

 

Wszystkie części cyklu “Magazyn może działać lepiej”:

#1 Sprawne dostawy

[właśnie czytasz]

#2 Szybka kompletacja zamówień
#3 Pakowanie zamówień internetowych – jakich opakowań potrzebujesz i ile to kosztuje?

Najpopularniejsze

Jak długo koronawirus utrzymuje się na powierzchni? Wpływ pandemii na zachowania klientów

 

Czy dbasz o klientów mobilnych?

 

Zadbaj o cyberbezpieczeństwo w swoim eSklepie

 

Zobacz podobne

Dlaczego tylko 4% polskich eCommerców sprzedaje za granicą?

Liczba sklepów online z roku na rok rośnie. Coraz więcej z nich otwiera się także na sprzedaż zagraniczną. Jak fulfil...

Czytaj więcej
Outsourcing logistyki w eCommerce – komu się to opłaca, a komu niekoniecznie?

Outsourcing logistyki bywa przedstawian...

Czytaj więcej
Ile kosztuje fulfillment?

Przestrzeń magazynowa stała się zbyt ciasna? Organizacja logistyki wciąż zaprząta Ci głowę i nie masz czasu skupić się na generowaniu sprzedaży? Koszty pracy...

Czytaj więcej
Dostawy i zwroty poza Unią Europejską
Czytaj więcej
Obsługa zwrotów – jak poprowadzić proces, by zdobyć zaufanie klientów?

Na każdym etapie – od informacji w skle...

Czytaj więcej
Czy kurierzy pracują w soboty, niedziele i Święta?

Do Wigilii został tydzień. Tego dnia większość z nas wręczy lub rozpakuje świąteczne prezenty. Prezenty, z których cz...

Czytaj więcej
Ekologiczne opakowania w eCommerce - czego oczekują konsumenci? [+ przykłady]

Obecnie mamy prawie nieograniczony dost...

Czytaj więcej
Zwrot paczki - jak przebiega procedura i jakie obowiązki ma sprzedawca?

Jak zwrócić paczkę do nadawcy? Zasady n...

Czytaj więcej
Fulfillment w Polsce - 97% klientów zadowolonych z outsourcingu logistyki

Fulfillment dopiero raczkuje na polskim...

Czytaj więcej
6 częstych błędów, które eCommerce popełnia w logistyce

„Tylko ten nie popełnia błędów, kto nic nie robi”. Ciężko podważyć słuszność tego powiedzenia, natomiast z pewnością...

Czytaj więcej
“Dostępność: 1 sztuka”, czyli dlaczego tak ważna jest poprawna integracja systemów e-commerce

Jedną z najdroższych walut w e-commerce...

Czytaj więcej
Wakacyjne porządki: Co możesz poprawić w swojej logistyce jeszcze tego lata?

Wprawdzie został już tylko miesiąc, ale...

Czytaj więcej
Czym jest Fulfillment? Tajemnica najlepszych eCommerce!

Wraz z rozwojem sklepu internetowego rosną jego potrzeby. Wiele procesów, które do tej pory można było realizować sam...

Czytaj więcej
Magazyn może działać lepiej 2/3: Szybkie kompletowanie zamówień

Szybkie kompletowanie zamówień musi działać według strategii i w oparciu o technologię. Wśród właścicieli eSklepów to...

Czytaj więcej
Wielkie porównanie brokerów usług kurierskich dla eCommerce. Co się opłaca?

1210,33 zł za jedną paczkę – nawet tyle...

Czytaj więcej
Historia (nie)jednej paczki - czyli co zrobić, gdy dostawa przebiega nie po naszej myśli?

Zdarzyło Ci się, że paczka przyszła spó...

Czytaj więcej
Jak przemyślany branding opakowań buduje przewagę konkurencyjną? 4 przykłady

Sprzedawcy, którzy doceniają znaczenie...

Czytaj więcej
Logistyka międzynarodowa - definicja, poradnik przedsiębiorcy

Jeśli rynek, na którym sprzedajesz zaczyna być dla Ciebie niewystarczający, warto pomyśleć o ekspansji zagranicznej....

Czytaj więcej
Podsumowanie roku 2018: Logistyka i eCommerce

Rok 2018 obfitował w ciekawe wydarzenia w branży eCommerce oraz w logistyce. Mogliśmy obserwować zdecydowane ruchy św...

Czytaj więcej
Jak działają kurierzy i poczta? [COVID-19 update]

Na czym polega działanie kurierów przez koronawirusa? Opis funkcjonowania poszczególnych dostawców w dobie pandemii:...

Czytaj więcej
Pakowanie zamówień - jakich opakowań potrzebujesz i ile to kosztuje? [+ OPCJE EKO]

Jak powinno wyglądać prawidłowe pakowan...

Czytaj więcej
5 korzyści, jakie daje outsorcing logistyki w eCommerce

Dlaczego outsourcing logistyki uważany jest za dźwignię dla średniej wielkości sklepów online? Wyjaśniamy, gdzie kryj...

Czytaj więcej
Jak Polacy kupują prezenty w sieci? Świąteczna logistyka dla eCommerce

Wg raportu "Zakupy świąteczne 2018" Del...

Czytaj więcej
Na jakie koszty należy się przygotować, prowadząc sklep internetowy

Mówimy sprzedaż online, myślimy duży zy...

Czytaj więcej
Dostawy i zwroty w Unii Europejskiej [cz. 1/2]

Unia Europejska dąży do usunięcia prawnych barier w całej wspólnocie i do jak największego ujednolicenia wewnętrznego...

Czytaj więcej
Zagraniczna sprzedaż internetowa cz. 1/4 - jak przygotować się do ekspansji na nowe rynki?

W 2018 roku polski rynek eCommerce był...

Czytaj więcej
Jak uporządkować pracę magazynu i w czym pomaga system WMS? cz. 1/3

Zadbanie o szybką i zgodną z zamówienie...

Czytaj więcej
Fulfillment, cross-dock, dropshipping - czym różnią się modele logistyczne w e-commerce?

Model logistyczny to nic innego jak spo...

Czytaj więcej
Jak zoptymalizować łańcuch dostaw w sklepie internetowym?

Zoptymalizowany i w pełni funkcjonalny łańcuch dostaw to jeden z kluczowych elementów prowadzenia biznesu eCommerce....

Czytaj więcej
System WMS - jak wybrać system do naszego sklepu online i ile kosztuje wdrożenie? cz. 2/3

Czy system WMS sprawdzi się w realiach...

Czytaj więcej
Dostawy i zwroty w Unii Europejskiej [cz. 2/2]

W pierwszej części artykułu omówiliśmy szczegółowo aspekty prawne, dotyczące dostaw w Unii Europejskiej. W tej części...

Czytaj więcej
Co zrobić z niesprzedawalnym towarem?
Czytaj więcej
System WMS cz. 3/3 - wdrożenie i konfiguracja [CASE STUDY]

System WMS to narzędzie, które może wiele zmienić w logistyce e-sklepu. Jednak nawet najlepszy system nie będzie dzia...

Czytaj więcej
5 usprawnień logistycznych, które pokochają Twoi klienci

Rośnie znaczenie logistyki w strukturze całego przedsiębiorstwa - to już nie tylko zapakowanie paczki i dostarczenie...

Czytaj więcej
Reklamacja usługi kurierskiej krok po kroku. Jak zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie?

Reklamacja usługi kurierskiej wciąż wbu...

Czytaj więcej
Jak długo koronawirus utrzymuje się na powierzchni? Wpływ pandemii na zachowania klientów

W ciągu ostatnich miesięcy pandemia kor...

Czytaj więcej
Jak zarządzać logistyką sklepu internetowego, mając 3 godziny tygodniowo?

Jak zarządzać logistyką sklepu internet...

Czytaj więcej

Zapewnij swoim Klientom customer experience na poziomie światowych gigantów

Darmowa wycena