Ile kosztuje fulfillment?

Przestrzeń magazynowa stała się zbyt ciasna? Organizacja logistyki wciąż zaprząta Ci głowę i nie masz czasu skupić się na generowaniu sprzedaży? Koszty pracy zjadają większość przychodu? Jeśli borykasz się z tego rodzaju problemami lub po prostu szukasz rozwiązań, które przyspieszą wzrost sprzedaż, fulfillment jest czymś, czym powinieneś się zainteresować.

 

Możliwości logistyczne a wysokość sprzedaży, czyli ile kosztuje fulfillment?

 

Sprzedaż w internecie to biznes egalitarny, a dla początkujących przedsiębiorców próg wejścia jest stosunkowo niski. Zwykle, by zacząć, nie potrzebne są wielkie nakłady finansowe, ważniejszy jest pomysł, dostęp do towarów, umiejętność dotarcia do klienta i biznesowe zacięcie. Tak naprawdę "schody" zaczynają się, kiedy nasz biznes rośnie, a my mamy coraz więcej problemów z obsługą klientów czy logistyką.  Jednocześnie chcemy móc skalować nasz biznes.

 

Jeśli chodzi o podejście do logistyki, branża eCommerce jest bardzo różnorodna - istnieje kilka modeli zarządzania logistyką. Można prowadzić magazyn samodzielnie: z jednej strony daje to możliwość kontroli każdego etapu obsługi klienta, z drugiej ogranicza elastyczność i skalowalność biznesu, szczególnie jeśli chodzi o dostępność przestrzeni magazynowej i ręce do pracy. Innym rozwiązaniem jest dropshipping. Współpraca z hurtowniami oznacza rezygnację z magazynowania towaru  we własnym zakresie, ale wiąże się też z ograniczeniem wpływu na proces obsługi klienta i zmniejsza możliwości kreowania wizerunku marki.

 

Kolejnym sposobem jest oddelegowanie zadań logistycznych do zewnętrznej firmy. Najpełniejszą formą outsourcingu usług logistycznych jest fulfillment dla eCommerce, czyli przekazanie całego procesu magazynowania towarów i wysyłki zamówień. Czy to rozwiązanie będzie tańsze i bardziej efektywne od inwestycji we własne centrum magazynowe? Przed podjęciem decyzji, należy przeanalizować kilka czynników, z których kluczowym jest specyfika branży, w której działamy. Handel towarami wymagającymi specjalnych warunków przechowywania i transportu lub nietypowych może wydawać się w tym modelu trudniejszy i nieopłacalny. Jednak najlepsi operatorzy logistyczni, dzięki wiedzy i doświadczeniu mogą znacznie ułatwić skomplikowane, na pierwszy rzut oka, procesy. Aby w pełni uświadomić sobie, co bardziej się opłaca, najlepiej zacząć od ustalenia, ile będzie kosztować uruchomienie własnego magazynu, czyli ile kosztuje fulfillment wspomniany wyżej.

 

Czy outsourcing się opłaca? Ile tak naprawdę, kosztuje magazyn?

 

Fulfillment obejmuje wszystkie zadania związane z magazynowaniem, pakowaniem zamówień i wysyłaniem przesyłek do odbiorców. Najlepsze firmy oferują do tego obsługę zwrotów, zindywidualizowane opakowania (np. opatrzone logotypem firmy) i realizację zamówień b2b, w tym wysyłkę paletową. Aby stwierdzić, czy outsourcing się opłaca, należy obliczyć całkowity koszt posiadania magazynu, w skrócie TCO. Załóżmy ilość operacji w skali jednego roku i podsumujmy sumę kosztów stałych własnego magazynu. Co składa się na koszty stałe? Ile kosztuje fulfillment?

 

a) koszty nieosobowe

 

Dzielimy je na wewnętrzne i zewnętrzne. Po pierwsze budynek, który można zaadaptować lub wynająć na magazyn. Wiele centrów logistycznych oferuje powierzchnię magazynową o różnej wielkości i standardzie. Cena zależy od: powierzchni, infrastruktury i standardu budynku. Ważna jest lokalizacja, dobrze jeżeli magazyn znajduje się w pobliżu dużych miast, autostrad lotnisk czy hubów kurierskich. To zdecydowanie usprawnia transport przesyłek. Przy wyborze lokalu warto uwzględnić specyfikę asortymentu: elektronikę lub żywność należy przechowywać w innych warunkach niż materiały budowlane. Cena wynajmu magazynu o powierzchni 100m2, może się wahać od 1500 do 3000 PLN/m-c. Wynajętą przestrzeń trzeba odpowiednio wyposażyć. Ceny mebli, wózków czy stanowisk komputerowych są zależne są od ich jakości oraz stopnia zużycia. Zakup używanego wyposażenia obniży koszty. Kolejną stałą opłatą są media, chociaż wiele zależy od bieżącego zużycia i naszych potrzeb, np. od tego jakiej temperatury wewnątrz potrzebujemy, to odpowiednia kwota musi zostać uwzględniona w budżecie.

 

Fulfillment ile kosztuje?

 

Cena najmu metra kwadratowego magazynu jest zależna od wielu czynników. W samej Warszawie średnia cena od ceny maksymalnej różni się dwukrotnie.

 

Koszty fulfillmentu zewnętrzne logistyki wiążą się z obsługą zamówień. Na przykład nieobowiązkowe, ale przy większej skali pomocne systemy informatyczne, to również inwestycja. Poza sprzętem i łączem internetowym przydatny jest WMS (Warehouse Management System), CRM (Customer Relationship Managment) oraz ERP (Enterprise Resource Planning) – odpowiadają za różne obszary funkcjonowanie firmy. To które ułatwią codzienną pracę, zależy od skali działalności i ilości danych, jakie zgromadziliśmy do tej pory.

 

Poza tym warto też zastanowić się wyposażeniem magazynu w monitoring, chroni nie tylko przed włamaniem, ale też bywa pomocny przy rozpatrywaniu reklamacji lub optymalizacji procesu pakowania. Do tego również niezbędne są materiały: pudełka, koperty, folie, wypełniacze i należy je uwzględnić przy szacowaniu kosztu prowadzenia magazynu. Ceny zależą od jakości, rodzaju, wielkości oraz sprawności pakowaczy. Duże znaczenie ma to czy indywidualizujemy opakowania, np. czy stosujemy taśmę z logotypem, dodajemy kartę z odręcznym podziękowaniem, oferujemy opcję pakowania na prezent lub stosujemy ekologiczny materiał do wypełniania paczek.

 

Następnym etapem realizacji zamówienia jest dostawa. Koszt wysyłki jest bardzo istotny przy podejmowaniu decyzji zakupowych w internecie. Aby nie zniechęcić klientów zbyt wysoką ceną i jednocześnie nie tracić przy realizacji zamówień musimy postawić na negocjacje z firmami przewozowymi i kalkulować cenę produkt wraz z dostawą tak, by zysk przynosiła każda sprzedaż. Darmowa wysyłka to rozwiązanie atrakcyjne dla kupujących, ale jeśli chcemy się rozwijać, nie możemy działać poniżej kosztów. Z drugiej strony jeśli to klient płaci za wysyłkę, to jej cena nie może znacznie odbiegać od oferty konkurencji.

 

Wysokość powyższych kosztów są zależy od takich czynników jak lokalizacja, powierzchnia i standard magazynu, skalowalność, sezonowość sprzedaży i  charakter działalności. Jeśli produkt i wysyłka są masowe to jednostkowy koszt jest dosyć niski i stały, ale gdy stawiamy na unikalność towarów i personalizację opakowań, będą one kosztowały więcej – czasu i pracy, a jedno i drugie ma swoją cenę.

 

b) koszty osobowe

 

Sam budynek i jego wyposażenie to nie wszystko. Gdy sprzedaż przekracza 300-400 sztuk miesięcznie należy pomyśleć o zatrudnieniu pracownika. Praca w magazynie to nie tylko obsługa zamówień, ale też rozładowywanie towaru czy obsługa zwrotów. Koszty osobowe związane z pracą to nie tylko pensja brutto pracownika magazynowego, ale też koszty pozapłacowe: składki ubezpieczeniowe, szkolenia, narzędzia pracy, odzież robocza i sprzęt. Pracownik na etacie z wynagrodzeniem 2500 netto to prawie 4300 złotych kosztów pracodawcy, nie licząc BHP, szkoleń, urlopów i chorobowego. Konieczność wypoczynku, czy problemy zdrowotne powodują, że do ostatecznego rachunku trzeba doliczyć pracę sezonową, szczególnie przy niewielkim stałym zespole. W okresie urlopowym, na wypadek zwolnień chorobowych, a także w szczycie sezonu zakupowego, np. przed świętami Bożego Narodzenia, konieczne może być skorzystanie z pomocy pracownika tymczasowego. Mały magazyn z jednym etatem generuje koszt stały rzędu 8-10 tysięcy złotych miesięcznie, niezależnie od tego, czy osiągamy przychód. Natomiast jeżeli sprzedaż rośnie powyżej wydajności stajemy przed koniecznością zatrudnienia kolejnego, a to powoduje skokowy wzrost kosztów.Koszt magazynu fulfillment

wykres magazyn klasy średniej

Koszty miesięczne wynajmu i wyposażenia magazynu oraz pracy w modelu budżetowym i klasy średniej.

 

Uzyskane sumy musimy traktować, jako koszty stałe, niezależne od ilości zamówień, wykonanej pracy i uzyskanego przychodu. Czy można je jakoś obniżyć albo, jeszcze lepiej, uzależnić od sprzedaży? Zasadniczo są dwie możliwości: cięcie wydatków np. poprzez optymalizację zatrudnienia, stosowanie tańszych opakowań lub najem magazynu o niższym standardzie lub w mniej dogodnej lokalizacji. Można też rozważyć outsourcowanie usług logistycznych w ramach fulfillmentu. Przy drugim rozwiązaniu koszty logistyki stają się rzeczywiście elastyczne.

 

W fulfillmencie zewnętrzny operator przejmuje większość obowiązków związanych z fizyczną obsługą zamówień.

 

Sprzedawca w sklepie internetowym zajmuje się obsługą klienta w sferze wirtualnej, zaś dostawca fulfillmentu realizuje działania operacyjne i handlowe w sferze realnej. W najbardziej rozbudowanej wersji oznacza to: przyjęcie dostawy towarów, polonizację i etykietowanie produktów importowanych, składowanie, tworzenie zestawów, kompletacje do zamówień, pakowanie i nadanie przesyłki. Operator zapewnia materiały opakowaniowe oraz jest brokerem usług kurierskich. Klienci korzystają z integracji systemowych pozwalających na wydruk paragonów czy faktur w magazynie i dołożenie ich do paczek, systemową obsługę zwrotów i korekt sprzedaży. Właściwy wybór partnera logistycznego pomaga też dalej się rozwijać – najlepsi operatorzy szybko wdrażają zmiany i są otwarci na pomysły swoich klientów. W przypadku otwarcia nowych punktów sprzedaży, np. butików franczyzowych, wystarczy jedno spotkanie lub rozmowa telefoniczna, by zintegrować je z dotychczasowym systemem logistycznym. Ze względu na to, że fulfillment to oferta skierowana do przedsiębiorców dbających o rozpoznawalność marki, operatorzy oferują customizację opakowań oraz rozwiązania dopasowane do potrzeb poszczególnych sklepów i ich klientów, takich jak same-day delivery.

 

W związku z tym, że w zakres oustosourcowanych usług mogą wchodzić różne czynności, także ceny mogą być zróżnicowane. Jednak ostateczny koszt zwykle jest niższy od tego samego standardu we własnym magazynie. Wynika to m.in. z efektu skali – operator logistyczny ma lepszą pozycję negocjacyjną, korzysta z rabatów w firmach kurierskich i hurtowo kupuje materiały opakowaniowe. Pracownicy centrów logistycznych dysponują wiedzą i doświadczeniem potrzebną do realizacji nietypowych zamówień i rozwiązywania nieprzewidzianych problemów. Ponadto duże zasoby siły roboczej czynią centra logistyczne odpornymi na sezonowe wahania sprzedaży oraz na problemy kadrowe na rynku pracy, w przypadku nagłego wzrostu zamówień mogą przesunąć pracowników z innych projektów i nie muszą przy tym szkolić ich od zera.

Sprawdź ile możesz zyskać, korzystając z fulfillmentu.

Skontaktuj się z nami

Kiedy można zyskać najwięcej? Fulfillment i koszty

 

Zakupy online to przede wszystkim wygoda: zamawianie musi być proste, a dostawa szybka i tania. Kupujący chętnie korzystają z darmowej wysyłki, co nie idzie w parze z rosnącymi kosztami magazynowania, transportu i pracy. Jak pogodzić wymagania klienta z zasadami rynku i zyskać przewagę nad konkurencją? Czynniki logistyczne, które wpływają na funkcjonowanie sklepu to: terminowość i skuteczność doręczeń, koszty transportu, oferta towarowa i rodzaje dostawy. Sprawna organizacja całego procesu jest tak samo istotna dla małego sklepu i dużego centrum dystrybucyjnego. Ostatecznie głównym celem jest zadowolenie klienta, którego lojalność i dobra opinia zaprocentuje w przyszłości.

 

Fulfillment to najpełniejsza forma outsourcingu usług logistycznych, skierowana do sklepów internetowych, których ilość zamówień wzrosła na tyle, że ciężko obsłużyć je we własnym zakresie. Nie ma większego znaczenia czy dotychczas działalność była prowadzona w garażu czy też eCommerce działa przy sklepie stacjonarnym. Dopóki swobodnie obsługujemy sprzedaż własnymi zasobami rachunek finansowy wskazuje raczej na model samodzielny. Jednak, gdy przychodzi czas na powiększenie zaplecza magazynowego albo zatrudnienie pracownika wyłącznie do obsługi e-sprzedaży, warto dobrze policzyć, które rozwiązanie rzeczywiście się opłaca. Zakładamy, że 100-200 zamówień w miesiącu można zrealizować samodzielnie. W przypadku sklepu stacjonarnego i pomocy zatrudnionego pracownika, liczba ta może dojść do 500 zamówień w miesiącu, w prostym przeliczeniu to 20-25 zamówień dziennie. Jeśli osiągnęliśmy obroty na poziomie 1000 zamówień, ich realizacja własnymi siłami może być trudna albo będzie wpływać na inne zadania i pracę sklepu stacjonarnego.

 

Outsourcując logistykę, przekazujemy najbardziej czaso- i pracochłonną część działalności. Co więcej, zyskujemy dużą skalowalność, ponieważ operator ma większą elastyczność.

 

W zależności od zapotrzebowania można powiększać lub zmniejszać wynajmowaną przestrzeń oraz korzystać z możliwości operacyjnych partnera. Dzięki temu sklep jest przygotowany na gwałtowne wzrosty sprzedaży, np. w Black Friday czy w okresie przedświątecznym. W razie zwiększenia potrzeb magazynowych, nie będzie problemu z przechowaniem towarów. Do tego korzystamy z efektu skali. Operator optymalizuje koszty wysyłki dzięki dużemu wolumenowi realizowanych przesyłek, tak samo jest w przypadku kosztów sprzętu i pracy, które są poniekąd podzielone między wszystkich klientów danego operatora. Przy samodzielnym prowadzeniu magazynu średniej wielkości sklepu ciężko uzyskać tak znaczące rabaty. Niższe są koszty materiałów opakowaniowych i papierologii: drukiem i insertowaniem dokumentów fiskalnych zajmuje się operator.

 

Analizując opłacalność finansową pamiętajmy o sposobie rozliczenia usługi.

 

Najkorzystniejszym modelem jest “pay for performance” (p4p) nazywany też „pay as you go”. Jest to opłata za faktyczne czynności, czyli realne miejsce, które zajmuje towar oraz faktycznie zrealizowane operacje. W istocie jest to zamiana kosztów stałych na zmienne. Jeśli w danym miesiącu nie zatowarowujesz się, bo sprzedaż spada, to koszty magazynowania i wysyłki zamówień również się zmniejszają. Taki model uwzględnia też wąskie gardła procesu logistycznego i gorące okresy sprzedaży internetowej, które są wyzwaniem dla logistyki sklepów internetowych.

 

Często barierą w rozwoju biznesu jest brak wolnych środków na inwestycje. Model rozliczeń p4p powoduje, że próg wejścia w taką współpracę jest stosunkowo niski i dopóki przechowujemy w magazynie niewielką ilość towarów, a liczba zamówień się nie zwiększa, nie ponosimy wysokich kosztów obsługi. Nie oznacza to oczywiście modelu bezkosztowego. Przy rozpoczęciu współpracy warto zainwestować w integrację systemów informatycznych i digitalizację obsługi zamówień, aby zamówienia ze sklepu spływały bezpośrednio do systemów operatora logistycznego. Usprawni to też inne procesy związane z obsługą posprzedażową: zwroty, reklamacje czy inwentaryzację.

 

Z finansowego punktu widzenia, najważniejsze w modelu fulfillmentowym jest to, że zamienia koszty stałe na koszty zmienne.

 

Koszty fulfillmentu stałe (takie jak czynsz za magazyn) zamieniamy na koszty zmienne – płacimy za zajmowaną powierzchnię i wykonywane dla nas operacje. Może to generować spore oszczędności w trakcie roku, a w czasie pików sezonowych zabezpiecza nas przed tzw. “klęską urodzaju” i zastojem w realizacji zamówień. Profesjonalne centra logistyczne mają znacznie większe możliwości skalowania ilości realizowanych zamówień i są w stanie szybciej reagować.

 

Poniżej uproszczony schemat kształtowania się kosztów w ciągu całego roku w dwóch przypadkach – własnego magazynu i outsourcingu do zewnętrznego operatora. Zakłada on, że od stycznia do września mamy stałą ilość zamówień. Od października do grudnia następuje sezonowy peak sprzedaży.

 

Porównanie kosztów fulfillment

Porównanie kosztów własnego magazynu (średniej klasy w Warszawie) i fulfillmentu w perspektywie roku.

 

Jak widać, poza peakiem sprzedażowym, outsourcing to oszczędniejsze rozwiązanie. Z czego wynikają te oszczędności? Głównie z faktu, że wykorzystujemy tylko tyle zasobów, ile potrzebujemy. Tzn. w okresie zmniejszonej liczby zamówień, obsługuje nas mniej osób, a nasz stock zajmuje mniej miejsca w magazynie. Kiedy sprzedaż zaczyna peakować, linie kosztów powoli zbliżają się do siebie, ponieważ wykorzystujemy „nadprogramowe” zasoby.

 

Powyższy schemat jest uproszczony i nie można zakładać, że w ofercie każdego operatora koszty będą kształtowały się w ten sposób. Trzeba ją koniecznie przeanalizować, aby być pewny, że jest dla nas korzystna i nawet jeśli cena wydaje się wysoka – stoją za nią konkretne benefity.

 

Podsumowanie

 

Jeżeli nie nadążasz z obsługą ciągle rosnącej ilości zamówień, towary są w garażu, salonie i niewiele brakuje do zajęcia sypialni, warto rozejrzeć się za firmą profesjonalnie zajmującą się fulfillmentem. Przy wyborze usługi należy zwrócić uwagę na standard magazynu, profesjonalizm kadry i gotowość do dopasowania oferty do indywidualnych potrzeb sklepu. W końcu nowy partner biznesowy będzie odpowiedzialny za kluczowe aspekty działania sklepu: magazynowanie i obsługą zamówień oraz dostaw. Dobrze dobrany operator i właściwie skonstruowane warunki współpracy usprawnią procesy i obniżą koszty fulfillmentu, czyli wszystkich tych czynności. Dodatkowo spokój zapewnia, że musisz martwić się sprawami losowymi, takimi jak nagła awaria sprzętu, koszty wymiany i naprawy są po stronie operatora. Zyskujesz czas, który możesz poświęcić na co chcesz – szukanie marketing i szukanie nowych rynków zbytu lub wypoczynek i relaks z bliskimi. I jest o to chyba jedna z najważniejszych korzyści.

shareUdostępnij post

AntyKryzysowa Paczka Wiedzy

Darmowe materiały dla e-sklepów na Twojej skrzynce mailowej!

Zapisz się

Zobacz podobne

5 usprawnień logistycznych, które pokochają Twoi klienci
5 usprawnień logistycznych, które pokochają Twoi klienci

Rośnie znaczenie logistyki w strukturze całego przedsiębiorstwa - to już nie tylko zapakowanie paczki...

Czytaj więcej
Magazyn może działać lepiej 2/3: Kompletacja zamówień
Magazyn może działać lepiej 2/3: Kompletacja zamówień

Szybkie kompletowanie zamówień musi działać według strategii i w oparciu o technologię. Wśród właścic...

Czytaj więcej
Dlaczego tylko 4% polskich eCommerców sprzedaje za granicą?
Dlaczego tylko 4% polskich eCommerców sprzedaje za granicą?

Liczba sklepów online z roku na rok rośnie. Coraz więcej z nich otwiera się także na sprzedaż zagrani...

Czytaj więcej
Magazyn może działać lepiej 1/3: Sprawne dostawy
Magazyn może działać lepiej 1/3: Sprawne dostawy

Jakie obszary w funkcjonowaniu każdego magazynu najczęściej potrzebują usprawnienia? Dlaczego branża...

Czytaj więcej
6 częstych błędów, które eCommerce popełnia w logistyce
6 częstych błędów, które eCommerce popełnia w logistyce

„Tylko ten nie popełnia błędów, kto nic nie robi”. Ciężko podważyć słuszność tego powiedzenia, natomi...

Czytaj więcej